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[供应链·阅读]如何有效控制采购成本
发布来源: 苏州采购与物流考试服务中心 发布时间:2020-05-27



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采购成本的高低体现经营者管理水平,是决定商品价格和利润的重要因素。现国内外各大企业采购成本占总成本的比重在下降,相反采购所获得的利润增值在整个利润中的比重却在不断上升。本文对企业的采购成本控制相关问题进行探讨。


01

采购成本控制概述


采购成本的概念及影响采购成本的要素


采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。采购过程中发生的成可以分为显性成本(即可计算的成本)和隐性成本(即机会成本)。显性成本是指采购过程中实际可能发生的货币支出成本,隐性成本是指在采购活动的机会成本。它们在采购过程中又通过各种表现形式影响着采购成本的大小。


采购成本的构成具有多样性和动态性的特征,影响采购成本的主要因素有:采购价格因素;采购数量因素;物品市场信息因素;物品的运送方式因素;采购策略因素。



02

控制成本的途径


针对影响采购成本的各因素,应采取对策,在采购中把握主动,应用有的方法使采购物资的价格成本最低化。


集中和批量采购法


集中采购是将各部门的需求集中起来,采购方便,可以较大的采购筹码得到较好的数量折扣价格,规划标准后,可取得供应商标准品的优惠价格,库存量也可以相对较低。


电缆是海尔集团众多产品都要使用的部件,为了做到集中采购,采购部门和产品设计部门通力合作,对空调、洗衣机、电冰箱等产品所用到的电缆进行了统一的重新设计,能够标准化的标准化,能采用通用部件的尽量使用通用部件。


通过这些措施,海尔集团所采购的电缆由原来的几百种减少为十几种。采购产品种类减少,才能顺理成章地实现集中采购。仅此一项改进,就使得海尔集团在电缆采购上节约了大概20%的成本。通过集中和批量采购,最终达到降低采购成本的目标。


采购价格


在采购价格问题上,小企业的确处于被动的地位,但这并不意味着中小企业在控制采购成本上无路可走。某公司是一个不足20人的小企业,但它能在电子产品的激烈竞争下始终保持较高的赢利水平,与其财务理念有很大关系。其管理理念是:


成本控制有张有弛——成本控制是许多中小企业所普遍重视的,但成本的节约应该是有取舍的。为了节约人员的开支,该公司对成本的控制采取了不同情况不同对待的方法。对于少量的终极用户安装业务,多采用临时聘请熟识的工程队;对于机器的日常小规模维护,则采用对业务人员进行普及技术培训的方法;而针对高端机器的紧急修理则采取和上游厂商签订维护协议的方法。



重视存货管理——该公司对每月的销量都进行细致的统计记录,并设定了管理软件中的库存模式,一旦存货低于警戒线即立即补货。长期经营的经验使他们公司的存货占用资金非常低。该公司与长期合作的生产企业均有详细的协议。


对于设置的付款比例是按照与买方合同的收款比例同步的,这样就大大降低了由于付款时间差距引起对现金大量占用的风险,也对厂家为机器设备安装期间提供的售后服务起到了一定的牵制作用。


而对于小型设备突然出现的需求量浮动,他们采用向同行调货的方式实现,虽然比直接从供货商调货价高,但由于次数少,相比起来也比囤积大量库存占用流动资金要划算得多。


该公司运用管理软件进行库存管理,在保证存货供应的同时,节约了存货占用的资金。目前大多数的贸易类企业采取零存货的方式,按订单直接供应给客户,避免了存货因价格变动导致损失的风险。


03

企业在采购成本中存在的问题


在企业采购活动中,主要涉及到价格、质量、批量问题。下面就详细谈谈它们各存在的问题:


采购成本中存在的价格问题



(1)企业采购只注重价格


传统的企业采购通常将重点放在与供应商之间的价格谈判以及争取更大的价格折扣等方面,而且对产品质量、交换期等问题通常采取事后把关的方法加以控制,采购企业很难也很少参与供应商的生产组织过程及相关的质量控制活动和售后响应。这种通常以价格作为供应商选择标准的做法,无论从眼前还是长远来看,都不能给采购企业带来最大的利益。


(2)价格信息获取渠道单一,反馈不及时


价格信息的获取主要通过报刊、杂志、广告、市场调研等途径来获取,所获取的信息往往会过时。从一定程度上影响了企业的战略决策,特别是在新产品的研发,旧产品的改造、新市场的开辟等方面。如果企业不能适应新形势的变化,就会失去了顾客,影响了利益。因此,价格信息来源渠道狭窄,是企业致命的弱点。


采购质量问题



采购方与供应方相互的工作不是透明的,采购方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动,只能通过相关的标准,进行检查验收。而供应商为了在采购招标中获取优势,会通过各种手段,简单程序,降低成本,结果就是产品质量大大下降而影响采购的利益,这也是供应商与采购部门之间建立长期合作关系的一个主要原因。


采购批量问题



对企业来说,确定一个最佳订货批量,以使有关的存货成本最小。而订货成本和储存成本与采购批量和采购次数相关。采购次数越多,所需的订货费用、采购人员的费用等订货成本也就越多,因为这些费用主要与采购次数相关而与采购批量的关联度不大。而储存成本则与每次采购的批量有显著的联系,每次采购的批量越多,所需的储存成本也就越大。因此采购次数与采购批量之间存在一种反向变动关系,从而导致订货成本和存储成本之间反向变化。


04

控制成本与方法手段


控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加,以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生産成本的比例往往达到50%以上,因此,控制好采购成本并使之不断下降,是一个企业不断降低産品成本、增加利润的重要和直接手段之一。


建立、完善采购制度,做好采购成本控制的基础工作


采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,因此,如果企业不制定严格的采购制度和程式,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面:


建立严格的采购制度


建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行爲。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准许可权、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等,以供财务部门或内部审计部门稽核。



建立供应商档案和准入制度


对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生産地考核。企业要制定严格的考核程式和指标,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成爲归档供应商。


建立价格档案和价格评价体系


企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要做出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格资讯,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。


建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩


财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和産品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚的措施。



以竞争招标的方式来牵制供应商


对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行竞争招标,往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同一种材料,应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使公司在谈判中处于有利的地位。


充分进行采购市场的调查和资讯收集


一个企业的采购管理要达到一定水平,应充分注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处于有利地位。如有条件,企业可设专人从事这方面的工作,定期形成调研报告。


通过以上六个方面的工作,虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作,但对完善采购管理,提高效率,控制采购成本,确实有较大的成效。


本文来源:采购与供应链专栏



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END    


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